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仕事の依頼を断るコツ「角が立たない、機嫌を損ねない、むしろ好印象を残せる断り方」

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こんにちは、キャリアコンサルタントのぴよおです。

本記事は、次のようなお悩みを抱えている方に役立つ内容となっています。

仕事中の突発依頼を断る「角が立たない断り方」を教えて欲しい

断ってもしつこく誘ってくる人への対処法が知りたい

メールで角の立たないNOの伝え方・断り方も知っておきたい

会議の度にいつも「この資料を今日中に作成してほしい」とか、終業時間の間際になって「今からお願いしたいことがあるんだけど…」と依頼してくる先輩や上司、いますよね。

「は?今から?は?」と内心では怒りがフツフツ。本音は引き受けたくないけど、角が立たない断り方がわからず「大丈夫ですよ」とお願いごとに応じてしまう女性も多いのではないでしょうか。

職場の関係を円満に保ちたいがゆえに自分を犠牲にし続けていては、あなた自身がいつか壊れてしまいます。

自分を守るためにも、本記事の内容を参考に、角が立たないNOの言い方を学んでスマートに断れる女性になりましょう。

ただ、メールで断る場合は相手の顔が見えないので対面より注意が必要です。ちょっとしたコツもお伝えしますので、柔らかい印象になるよう心掛けて下さいね。

退社間際の依頼を断るNOの言い方

そろそろ退社しようと思っていたら「この資料を今日中に作ってほしい」とお願いされる、コレは結構あるあるです。

午前中の依頼であれば、その日の業務がよほど込み入ってない限りは快く引き受けることも可能でしょう。

しかし今回の依頼は18時ちょっと前。この後に約束(久しぶりに会う友達との夕食、大切な人とデートなど)があって、定時の18時になったらなるべく早く会社から出たい場合、あなたならどうしますか?

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角が立たない断り方には決まり(3つのプロセス)があります。
1. 残念な気持ちを感情的に伝える
2. 引き受けられない理由を論理的に伝える
3. 最後に代替案を提案する

角が立たない断り方「重要なのは3つのプロセス」

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今回の場合であれば、、、

1.「なんという。。本当にすみません!」
かなり残念そうに驚き、申し訳ない気持ち1億%で謝る

2.「実は今日、これから動かせない約束がありまして…」
突っ込まれたら「遠方から親が来ている」など伝えられる範疇で答える

3.「明日の朝一に対応させて頂きたいのですが、いかがですか?」
代替案を提示する

この3ステップを踏んで伝えれば、ほとんどの相手は納得するでしょう。

明日の朝一対応では間に合わない可能性がある場合は、相手も諦めて別の人を頼るようになるものです。

 

断ってもしつこく誘ってくる人への対処方法

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何度断っても誘ってくる相手に対しては残念な気持ちを伝えた後に相手を気遣うことばで終わりにします。

先ほどのように代替案を提案してしまうとまた誘われてしまうのでしつこい相手には適しません。

例えば、飲み会に何度も誘われる場合、角が立たない断り方として、「今はお酒を控えていまして。私の分も楽しんできてください」など、家庭の事情や体調不良、金銭的な事情などを理由に断ると、その後しばらくは誘われにくくなるでしょう。

1.「お誘い頂きありがとうございます!残念ですが、当面お酒を控えていまして」
感謝の気持ち、残念な気持ちを強調する

2.「私の分も楽しんできてください」
代替案は示さず、相手を気遣う言葉で締める

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メールで角が立たないようNOを伝えるコツ

お断りする場合、表情や態度から伝わるものもありますので基本的にメールより対面での対応のほうがより丁寧です。

しかし、場合によってはやむを得ずメールでお断りする場面も出てきます。

メールで角の立たない断り方とはどんな方法があるのでしょうか。

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メールでは、感謝→お断りの理由→お詫び→感謝→つなぐがセオリーです。角が立たないよう全体文を感謝でサンドイッチすることがポイントですよ!

【悪い例】×

「ご提案いただいた企画ですが、今回は採用に至りませんでした。」

【良い例】

この度は企画をご提案頂き誠にありがとうございました。(感謝)

ご提案頂いた企画について社内で検討を重ねた結果、C社と競合するため判断を見送る事となり、今回は採用に至りませんでした。(理由)

ご期待に沿えず大変申し訳ございません。(お詫び)

改めまして、お忙しい中ご対応頂き大変感謝しております。(感謝)

弊社は引き続き○○様とのご縁を大切に繋いでいきたいと考えておりますので、今後とも機会がございましたら何卒ご支援ご協力いただけますよう、よろしくお願い致します。(つなぐ)

シンプルなメールは冷たい印象になってしまう

悪い例と良い例のメール文を読み比べると一目瞭然ですよね。

悪い例のメール文はとても冷たい印象を与え、「本当に検討したのか?」と疑われてしまうほどです。

一方、良い例のメール文は誠実で納得のいく内容ではないでしょうか。不採用の理由も名言されており、良い印象を残せるはずです。

お断りメールに使える便利な言葉やキラーフレーズ

たとえメールであっても、残念な気持ちがこちら側にある事、相手に対して誠意があることを伝える事が大切です。

文頭で使う文言として、「せっかくの機会ではございますが」「本来であればお引き受けしたいところですが」「お誘い頂き嬉しく思います」などがあります。

お詫びの文言としては、「大変申し訳ございません。何卒ご理解ご容赦くださいますようお願い申し上げます」というフレーズは覚えておくと便利ですよ。

そして、本題に入る前に柔らかい印象を与えることができるクッション言葉を添えるのもポイントです。

少なくとも、「恐れ入りますが」「誠に申し訳ございませんが」「大変恐縮ですが」などのクッション言葉は押さえておいて下さい。

また、直接的な言い方を避ける方法として「できません」を「〜いたしかねます」「〜できかねます」「〜が叶いません」に、「辞退します」を「見送らせていただきます」「ご遠慮させていただきます」といった具合に、印象を柔らかく言い換えるよう努めましょう。

 

断るのは体力がいる

断るということは体力を使います。今まで断れなかった人なら、初めはかなり膨大な体力を消耗するかもしれません。

しかし、断ることができなくてイヤイヤ引き受けていると、相手には「この人はやってくれる人」だと認識されてしまい、結果的に次から次へと依頼がくるハメに陥りかねません。

そうなると負の連鎖。さらに断りづらくなり、あなたはますますストレスを抱え込むことになります。

むやみに「NO」と言うのではなく、角の立たない断り方、NOの言い方を知っていると仕事に限らず人生の役に立ちます。

基本の形(フレーズ)を覚えておけば応用して使えます。心配なら本記事をブックマークし、必要な時に読み返して下さい。

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