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【上手なプレゼンテーションのコツ】見やすい資料の作り方と内容が伝わる話し方

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ぴよお

こんにちは、キャリアコンサルタントのぴよおです。

本記事では、毎月10回は人前でプレゼンし続けているであろう私が、プレゼンテーションの“ちょっとしたコツ”をお伝え致します。

プレゼンに苦手意識を持っている人は少なくありません。昔から人と話すのが苦手だったから自分はプレゼンに向いていないと思い込んでいる人もいるでしょう。

しかし、プレゼンの良し悪しは、実は通常のトークスキルとはほとんど関係がありません。押さえるべきポイントを知れば、誰でも心をつかむプレゼンができるはずです。

プレゼンが上手い人の特徴

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プレゼンが上手い人は、プレゼンで大切な2つのポイントを押さえています。

1つ目は「聞き手を意識する」、2つ目は「事前に準備する」です。

(1)聞き手を意識する

「聞き手に贈り物を届ける(プレゼントする)」という真心を持って、入念に準備することが成功の秘訣。プレゼン資料を作成する前に、聞き手の分析から始めるのがポイントです。

相手が何を求めているのか。相手にどの程度の知識(プレゼン内容に対する理解)があるのか。など、プレゼンを届ける相手の把握に努めて下さい。プレゼン資料は常にターゲットを意識しながら作成するようにしましょう。

(2)事前に準備する

事前準備には、①資料作成と②プレゼン練習の大きく2つありますので後ほど詳しく解説致します。

プレゼンは準備で良し悪しの9割(ほぼ全て)が決まります。準備が万全であれば、本番で思うようにいかなくても“相手にちゃんと伝わる”ところまで持っていくことは十分に可能ですよ。

そのためには、何度も資料を見直してブラッシュアップし、言葉でもしっかり伝える練習が必要になります。

それなりの時間と労力は要しますが、2つの事前準備を納得できる地点まで進めることさえできれば、本番での緊張もかなり軽減されるはずです。

 

プレゼン資料の作り方

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プレゼン資料の作り方にはいくつかのセオリーがありますが、ここでは、聞き手が直感的に内容を把握できるようにするためのコツを2つご紹介したいと思います。

(1)1スライド・1メッセージ

1つ目は、「1スライド・1メッセージ」です。

1枚のスライドでは伝えたいことを1つに絞り、記載するのはそのメッセージを補足するための最小限の情報だけにするようにして下さい。

想定される質問の答えを用意しておけば、いたずらに文字数を増やさずに済みますよ。

(2)シンプルデザイン

2つ目は、「シンプルデザイン」です。

理想のシンプルデザインは「パッと見ただけで内容がスーッと入ってくるわかりやすさに加え、洗練された印象を与えるデザイン」です。特に“カラーの使い方”は重要な鍵を握ります。

例えば、ポスターのように短時間で重要な情報を伝える必要がある媒体では『使用するカラーは3色まで』と推奨されています。

ベースとなる色が全体の7割、文字の色が2割、アクセントとして使う色が1割ほどを目安としておくといいでしょう。

また、文字数はできるだけ少なくし、まとめられる情報は図や表にする工夫も大切です。

 

プレゼン構成のコツは「結論から」

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資料の構成においても言えることですが、プレゼンは『結論から見せる・伝える』ことが大切です。

人間の集中力はそれほど長く持ちません。結論を後回しにしてダラダラ喋ってしまうと、最後の肝心な箇所では“もうほとんど誰も集中して聞いていない”という事態になってしまいます。

肝心な内容は集中力が最も高まっている最初の段階で伝えて下さい。こちらの伝えたいことを聞き手の頭と心に強く残すには最初が肝心です。

 

プレゼンに良い流れをつくるコツ

ほどよいジェスチャー

また、話す時は“手の動き”を効果的に使うよう意識してみましょう。いたずらにオーバーなアクションをして手を振り回す必要はありません。

例えば、「重要なポイントは3つです」と言うシーンでは、指を3本しっかり立てて下さい。「…と、たくさんのメリットがありますが、一番のメリットは」と言いながら指を1本しっかり立てましょう。

どういった話のタイミングでどのようなジェスチャーを入れればいいかわからない場合は、自分のプレゼン練習を撮影した動画を見直して、「話が長くてわかりずらいな、なんか単調だな、間伸びしている気がする」など、自分で気になるタイミングを探して入れ込むのがオススメです。

活気を生み出す逆質問

聞き手の集中力を取り戻すために有効なのが『こちらから質問をする』という手法です。

一方的に情報を受け止めるだけの状態が続くと集中力は低下しますが、強制的に答えを考えさせられることで集中力を取り戻す効果が期待できます。

また、実際に誰かを指名して質問することでプレゼンシーンにも活気が出ます。座って聞いているだけでは、どこか他人事なところがあります。しかし、自らも考えて発言する、という機会が与えられば、当事者意識を持たざるを得ません。

プレゼンターが聴衆を巻き込んで盛り上げる工夫も時に必要だと思いますので、ぜひ状況に応じて取り入れてみて下さい。

 

聞き手に伝わる声の作り方

基本姿勢と声のトーン

人前で話すことが苦手という人は、ひたすら練習を繰り返してプレゼン用の声の作り方を勉強しましょう。

基本姿勢は、背筋を伸ばし、顎が上がらないよう正面を向き、口を大きく開けて、はっきり喋ることです。

それと、声の音域は高すぎず低すぎず、お腹から自然に出すイメージで。自分自身が心地良いと感じる伸びやかな声を意識して下さい。

自然とは言いましたが、それでも普段とは違う喋り方になると思いますので、最初は少し恥ずかしいかもしれません。練習を繰り返し、撮影した動画を見返すうちに徐々に慣れていくのでご安心下さい。

話すスピード

また、全体的に“ややゆっくり”と話すことも重要です。

とはいえ、それもずっと続くと、聞き手はポイントが掴めず飽きてしまいます。緩急・メリハリをつけるためにも、割愛しても良さそうな情報は少し早めても問題ないと思います。

プレゼンで与えられた時間よりも短い時間で話し終える内容にまとめておくといいですよ。

プレゼン中に時間のリミットが気になって意味なく早口になってしまうと、聞き手に伝わりにくく損をします。例えば、30分の時間制限がある場合、練習では25分以内に話し終えられるようにしておきましょう。

 

【まとめ】うまい!と感動させるプレゼンスキル=準備と練習

「プレゼンにはセンスや才能が必要だ」「人前で話すのが得意な人はプレゼンが上手い」という思い込みは消えましたでしょうか。

プレゼンを立派にやり遂げられる人は、そもそもセンスがあったり、自分の才能に自信があるのではなく、プレゼン当日までに準備を徹底してきたプロセスに自信を持っているのです。

苦手意識を吹き飛ばせるくらいの準備と練習を重ね、今日からプレゼンが得意な人たちの仲間入りをしましょう。

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